XML-Importer

Willkommen beim offiziellen Handbuch für den XML-Importer. Diese Software hilft dir dabei, elektronische Rechnungen (XML/P7M) effizient auszulesen, Artikel und Preise über verschiedene Lieferanten hinweg zu vergleichen und Preissteigerungen sofort zu erkennen.

1. Installation & Erster Start

Der XML-Importer kann als Einzelplatz-Lösung (Lokal) oder im Netzwerk (Server-Modus) betrieben werden.

1.1 Lokaler Modus (Einzelplatz)

Ideal, wenn du die Software nur an einem einzigen Computer nutzt.

1. Führe die Installationsdatei (XML-Importer-latest.msi) aus.
2. Starte das Programm über das Desktop-Symbol.
3. Deine Datenbank liegt standardmäßig sicher in deinem lokalen AppData-Verzeichnis.

1.2 Netzwerk-Modus (Für Teams)

Ideal, wenn mehrere Mitarbeiter gleichzeitig auf die Rechnungen zugreifen sollen.

1. Installiere auf dem Haupt-PC (oder Server) die Datei XML-Importer-Server-Setup.msi.
2. Installiere auf allen Arbeits-PCs der Mitarbeiter die normale Client-Version (XML-Importer-latest.msi).
3. Öffne auf den Arbeits-PCs den XML-Importer, klicke unten links auf ⚙ Optionen > Netzwerk / Datenbank.
4. Wähle API / Server Modus und trage die IP-Adresse des Haupt-PCs ein (z. B. http://192.168.1.50:8000).
5. Klicke auf "Speichern".

2. Rechnungen importieren

Du hast zwei Möglichkeiten, neue elektronische Rechnungen (XML oder signierte P7M Dateien) in das System einzulesen:

Manueller Import

Klicke in der Hauptansicht auf den Button "Rechnung einlesen" und wähle die gewünschten XML/P7M Dateien aus. Die Daten werden sofort in die Tabelle geladen.

Automatischer Import (Ordner-Überwachung)

1. Gehe in die ⚙ Optionen > Allgemein.
2. Aktiviere die Option "Invoices-Ordner automatisch überwachen".
3. Das Programm erstellt einen Ordner namens Invoices. Sobald du (oder ein anderes Programm) Rechnungen in diesen Ordner kopiert, liest der XML-Importer sie vollautomatisch im Hintergrund ein!

3. Suchen, Filtern & Sortieren

Die Hauptansicht zeigt dir alle bisher importierten Artikel aus deinen Rechnungen.

• Suchleiste: Tippe einen Suchbegriff (z. B. eine Artikelnummer oder ein Wort aus der Beschreibung) ein. Die Liste filtert sich in Echtzeit.
• Jahres- und Lieferanten-Filter: Wähle oben bestimmte Jahre oder einen spezifischen Lieferanten aus, um die Ergebnisse einzugrenzen.
• Sortieren: Durch einen Klick auf die Spaltenüberschriften (z.B. Preis, Datum) kannst du die Tabelle aufsteigend oder absteigend sortieren.

4. Daten bereinigen & Blacklist

Beim Import von elektronischen Rechnungen werden oft auch "Info-Zeilen" des Lieferanten ausgelesen, die keine echten Artikel sind (z. B. Porto, Verpackung, reine Texte). Diese haben meist eine Menge von 0 oder einen Preis von 0.00.

1. Klicke in der oberen Leiste auf den orangen Button "🧹 Daten bereinigen".
2. Im ersten Tab (Null-Zeilen bereinigen) siehst du alle diese Einträge.
3. Markiere die gewünschten Zeilen (ein Klick irgendwo auf die Zeile reicht, um die Checkbox zu setzen).

Du hast nun zwei Optionen:

• Markierte Zeilen jetzt löschen: Entfernt die Einträge nur dieses eine Mal aus der Datenbank.
• Markierte für künftige Importe blockieren (Blacklist): Löscht die Zeilen und merkt sich den Beschreibungstext! Wenn du künftig Rechnungen einliest, ignoriert das System alle Artikel, die auf dieser Blacklist stehen, vollautomatisch.

Fehler gemacht? Im Tab Blacklist verwalten kannst du blockierte Begriffe jederzeit wieder entfernen.

5. Preis-Alarme

Der XML-Importer besitzt ein intelligentes Hintergrund-System, das dich vor versteckten Preiserhöhungen schützt.

• Unter ⚙ Optionen > Automatisierung legst du fest, ab wie viel Prozent Preiserhöhung (z. B. 5%) ein Alarm ausgelöst werden soll.
• Sobald du eine neue Rechnung importierst, vergleicht das System den aktuellen Nettopreis aller Artikel mit dem besten jemals gezahlten Preis dieses Lieferanten.
• Wurde der Preis signifikant erhöht, leuchtet oben im Hauptfenster der Button "🚨 Preis-Alarme" rot auf.
• Klicke darauf, um zu sehen, welche Artikel bei welchem Lieferanten teurer geworden sind. Mit einem Klick auf "Gelesen" verschwindet der Alarm.

6. Analyse & Produktgruppen

Möchtest du wissen, welcher Lieferant die günstigsten Schrauben oder Kabel verkauft? Da jeder Lieferant denselben Artikel unterschiedlich benennt (z. B. "Kabel 5m", "Elektrokabel fünf Meter"), musst du sie gruppieren.

1. Wähle in der Hauptansicht einen oder mehrere ähnliche Artikel aus.
2. Rechtsklicke und wähle "Produktgruppe zuweisen".
3. Erstelle eine neue Gruppe (z. B. "Kabel 5m") oder wähle eine bestehende.
4. Wechsle oben auf den Reiter "Analyse & Auswertung".
5. Wähle dort deine Produktgruppe "Kabel 5m" aus.
6. Du siehst nun einen detaillierten Preisverlauf als Diagramm und ein klares Ranking, welcher Lieferant diesen Artikel aktuell am günstigsten anbietet.

7. Premium-Version freischalten

Die Basis-Version des XML-Importers erlaubt dir das Einlesen und Verwalten von bis zu 30 Rechnungen.

Möchtest du dieses Limit dauerhaft aufheben:

1. Klicke in der Hauptansicht rechts oben auf den grünen Button "⭐ Premium freischalten...".
2. Klicke im Fenster auf den Link zur "Ko-fi"-Spendenseite, um das Projekt mit einer kleinen Spende zu unterstützen.
3. Als Dankeschön erhältst du dort deinen Lizenzschlüssel.
4. Trage diesen Schlüssel in das Feld ein und klicke auf "Aktivieren". Das Rechnungs-Limit ist danach sofort und dauerhaft aufgehoben.